Wanneer je een vragenlijst start in de Assessment-applicatie, doorloop je meestal verschillende fases. Het aantal fases kan per vragenlijst verschillen. Het percentage in een fase geeft aan hoeveel van de vragen er al beantwoord zijn. Wanneer alle vragen zijn ingevuld staat de voortgangsbalk op 100%, en kan de fase worden afgerond. Na afronding kunnen de antwoorden niet meer worden gewijzigd. Rond een fase daarom pas af wanneer er niets meer hoeft te worden toegevoegd of aangepast.
De fases kunnen als volgt zijn:
1. Inventarisatie
In deze fase vul je de vragenlijst in, alleen of samen met collega’s. Voeg hierbij ook bewijsstukken en rapporten toe als onderbouwing. Zo kan degene die de controle uitvoert in één oogopslag zien of aan alle eisen wordt voldaan. Wanneer de voortgangsbalk 100% aangeeft, kun je de inventarisatie afronden en een zelfbeoordelaar uitnodigen.
2. Zelfbeoordeling
In deze fase vraag je een collega om de ingevulde vragenlijst te controleren. In het geval van een kleine organisatie kan je dit ook zelf doen. Wanneer er opmerkingen of tekortkomingen worden geconstateerd, kun je de betreffende vraag opnieuw openen en het antwoord aanpassen. Zodra dit is gebeurd, kan de zelfbeoordelaar de vraag opnieuw beoordelen en de fase afronden.
3. Interne audit
De interne audit is een verplichte fase binnen de CO₂-Prestatieladder en de ISO-normen. Een onafhankelijke partij controleert hierbij of aan alle eisen wordt voldaan. Tijdens de interne audit wordt elke vraag langsgelopen en het bewijs bekeken. De vraag wordt dan geaccepteerd of er worden verbeterpunten of afwijkingen (kritiek of niet-kritiek) vastgesteld. In dit laatste geval wordt de vraag ook weer geopend en kan het antwoord worden gewijzigd. Ook worden er soms scores gegeven aan de vragen, zodat er in een scoretabel overzicht is of er genoeg punten zijn behaald. Na de interne audit kan er een samenvatting worden toegevoegd.
4. Directiebeoordeling
De directiebeoordeling is eveneens verplicht voor de CO₂-Prestatieladder en ISO-standaarden.
In deze fase nodig je een directielid uit om de ingevulde vragen goed te keuren. Dit geldt bij wijze van als een digitale handtekening van de directie onder de voorgestelde maatregelen en doelstellingen.
5. Certificering
Hoewel certificering in SmartTrackers kan worden uitgevoerd, doen de meeste certificerende instellingen dit buiten het systeem. Zij krijgen wel toegang tot de metingen en assessments in SmartTrackers, maar de audit zelf vindt extern plaats. De certificering vormt het laatste stap van het proces.
0 Opmerkingen