Naast de ‘normale’ importfunctie is er nu ook een slimme importfunctie beschikbaar in SmartTrackers. Met behulp van Artificial Intelligence (AI) wordt de data automatisch gekoppeld aan de juiste meters en metertemplates. Voorheen moest een importbestand volgens een vast template worden geüpload. Dit leidde regelmatig tot foutmeldingen of mislukte imports. Met de slimme importfunctie is dit vaste format niet langer verplicht. Hierdoor wordt het importeren van gegevens sneller, eenvoudiger en gebruiksvriendelijker.
Voordat je een slimme import uitvoert, zijn er een aantal aandachtspunten.
1. Document uploaden
- Het document moet een Excel-bestand (.xlsx) zijn.
(Dit bestand kan ook worden gegenereerd met bijvoorbeeld Google Sheets of LibreOffice. - Bij voorkeur bevat het bestand alleen data die geïmporteerd moet worden.
- Verwijder zoveel mogelijk ruis, zoals lege kolommen, overbodige tabbladen of toelichtende teksten.
2. Categorie en taal
- Er wordt gevraagd een categorie te kiezen. Het kiezen van een categorieboom helpt de AI bij het bepalen binnen welke metertemplates gezocht moet worden om de input correct te mappen.
- Het kiezen van de taal heeft alleen invloed op de output.
3. Werking van de AI bij het importeren
- De AI kijkt in de metertemplates en of die te mappen is naar de waardes uit de aangeleverde Excel. Dit doet hij op basis van de categorie (binnen de gekozen categorieboom) en meternaam van het template.
- De AI genereerd een overzicht van welke metertemplates er zijn gevonden en mapt hier een categorie, organisatieonderdeel en data aan. Na het uploaden van het bestand krijg je een overzicht van wat welke data de AI heeft herkend en gekoppeld. Klopt er iets niet, zoals bijvoorbeeld de indeling van de activiteit of het organisatieonderdeel, dan kun je aangeven hoe de data verbeterd moet worden. Vervolgens klik je op genereer opnieuw.
- Zodra alles correct is, klik je op ‘Importeer data’.
Er wordt dan automatisch een CSV-bestand aangemaakt volgens het vaste importformat, waarna de gegevens via de reguliere importfunctie worden verwerkt. Dit overzicht wordt dan doorgezet naar de "normale" importfunctie.
4. Doorzetten naar de normale importfunctie.
De normale importfuctie controleert of er al een meter bestaat met dezelfde naam en periode als in het aangeleverde bestand:
- Bestaat er al een meter met dezelfde naam als het metertemplate?
Is deze waarde leeg of staat deze op concept?
--> De waarde wordt ingevuld of overschreden. - Bestaat er al een meter, maar is deze waarde al vrijgegeven, goedgekeurd of definitief gemaakt?
--> dan komt er een foutmelding - Bestaat de meter nog niet maar is er wel een metertemplate?
--> Er wordt een nieuwe meter aangemaakt op basis van de beschikbare metertemplates. De waarde wordt ingevuld. - Bestaat er geen metertemplate met een vergelijkbare naam?
--> dan wordt er geen, of een mogelijk foutieve meter aangemaakt.
Samengevat
Deze functionaliteit:
- Werkt alleen met Excel-bestanden
- Genereert alleen imports voor meters waarvoor een template bestaat
- Voert geen berekeningen uit
- Ondersteunt alleen de tijdsintervallen maanden, kwartalen, semesters en jaren
- Werkt het beste met Excel-bestanden die alleen de relevante gegevens bevatten
0 Opmerkingen