Het proces
De validatiefunctie kent een viertal rollen:
- Invullen (Vul in)
- Registeren (Geef vrij)
- Goedkeuren (Keur goed)
- Definitief maken (Maak definitief)
Invullen en vrijgeven is één rol, goedkeuren is een rol en definitief maken is een rol. Deze zijn allemaal apart toegekend. Iemand die bijvoorbeeld alleen de Invullen/Registreren rol heeft kan dus niet goedkeuren en definitief maken.
Iemand met beheerrechten over de gehele boekhouding heeft automatisch alle rollen.
Een registrator is de persoon die de data vastlegt. Dit kan inclusief een opmerking of een document zijn ter verduidelijking van de ingevoerde meetwaarde. De registrator kan via twee schermen data invoeren. Dit kan rechtstreeks in het scherm meten, waarbij de meetwaarden over een periode van twee jaar worden getoond of via de optie invullen. Dit invoerscherm toont standaard alle lege 'meetvakjes' vanaf een jaar geleden. Daarmee is tevens eenvoudig een controle uit te voeren op hoeveel waarden er nog ontbreken. Na die invoer zal degene met de registratierechten de waarden moeten vrijgeven. Daarna zijn de gegevens niet meer aan te passen tenzij deze in een latere controle stap worden afgekeurd.
Na de invoer kan de persoon met rechten om de registratie goed te keuren de registratie op juistheid beoordelen en bevestigen. Vervolgens is een derde rol mogelijk. Het betreft de rol om de invoerwaarden als definitief te markeren. Deze rol wordt veelal gebruikt voordat de cijfers worden gepubliceerd. Een derde persoon (bijvoorbeeld een financieel controller) voert in dat geval nog een eindcontrole uit op het totale proces van gegevensverwerking. Dit kan bijvoorbeeld door steekproeven uit te voeren, een beoordeling uit te voeren op volledigheid en de doorlopen procedures.
De centrale beheerder kan zelf bepalen welke rollen gebruikt worden. Afhankelijk van de toegewezen rol worden de knoppen: Vul in, Geef vrij, Keur goed of Maak definitief getoond.
Het basisprincipe is dat degene die registreert onder de optie "meters" of "invullen" eerst de waarden invoert en desgewenst bewijslast en/of een toelichting bijvoegt via het tekstballon ikoontje. Na de invoer kan de registrator klikken op de knop vrijgeven voor de volgende stap "goedkeuren" en deze per meter of voor alle getoonde meters op de pagina doorzetten. Meters verdwijnen direct uit de taaklijst. Onder de knop meters is te zien welke status een meter heeft gekregen.
De persoon die de rol heeft om goed te keuren kan de invoer ook actief afkeuren. Bijvoorbeeld als de waarde niet in lijn ligt met eerdere registraties of het ontbreken van onderbouwing. De meting komt dan opnieuw "uitgelicht" in de bak met vrij te geven meters van de registrator. Het is aan te bevelen op het moment dat een waarde wordt afgekeurd om via het tekstballon ikoontje aan te geven waarom de waarneming is afgekeurd.
Gebruikers krijgen een statusbericht per E-mail op het moment dat er wijzigingen zijn doorgevoerd, zodat ook buiten het systeem duidelijk is hoe het met de vastlegging er voor staat. Deze functie is aan of uit te zetten door de beheerder onder instelling-algemeen-wijzigen aanpassen.
Onderstaand een voorbeeld van twee afgekeurde registraties in de lijst Geef meetwaarden vrij voor validatie:
Terugzetten van de waarden naar concept
Door een waarde af te keuren wordt deze automatisch teruggezet naar concept. Als een registrator zelf ontdekt dat de waarde niet juist is moet hiervoor een verzoek worden verstuurd aan degene met de rechten om goed te keuren. Dit kan eventueel door een actief bericht te versturen naar de betreffende persoon, via de opmerking-functie.
Nadat een meting definitief is gemaakt, kan alleen een lokale beheerder en degene met rechten om definitief te maken de waarden op concept zetten. Dit kan door op de status (hier dus het groene label "Definitief") te klikken bij de gevonden meter.
Vervolgens wordt een vergelijkbaar scherm getoond als hieronder en kan met een klik op het rode kruisje x Meetwaarde terugzetten naar concept alsnog de waarde worden teruggezet.
0 Opmerkingen