Het is mogelijk om via een .csv file gegevens in te lezen in het systeem. Bij grote datasets kan dit een snelle manier van gegevensverwerking zijn.
De volgende stappen kunnen hiervoor het beste worden gevolgd:
Stap 1: aanmaken importformaat
Via de exportfunctie kan er gekozen worden voor het type importformaat. Dit is ook het uitgangspunt voor de benodigde .csv om in te lezen. Dus exporteer met als soort importformaat zodat je een template hebt voor hoe een importfile eruit moet zien.
Houd er rekening mee dat het formaat wat ingelezen wordt maximaal één tijdsperiode mag bevatten. Dus een file voor jaarwaarden, een file voor semesterwaarden, een file voor kwartaalwaarden etc. Geen twee verschillende perioden in één file.
Stap 2: Pas het importformaat aan
Er dient een keuze gemaakt te worden tussen het importeren via de identificatiecode of de kenmerken van kolom B t/m F. Wordt er gewerkt met een identificatiecode dan dienen deze opgegeven te zijn bij de meters in het systeem. Deze waarden zijn dan terug te vinden in kolom A. Op dat moment kan kolom B t/m F worden verwijderd. Wordt er echter gewerkt zonder code dan dient kolom A te worden verwijderd.
Stap 3: Voeg de te importeren data in
De in het voorbeeld getoond kolom s1 2016 kan eenvoudig worden aangepast naar de gewenste importperiode. Bijvoorbeeld s1 2017. Het is ook mogelijk om data van meerdere jaren in te lezen. Zet dan eenvoudig meerdere kolommen in logische volgorde achter elkaar.
N.B.: Het systeem overschrijft bestaande data in de database, zolang deze nog op concept staan. Op het moment dat de data is vrijgegeven voor goedkeuren en de waarde in het importfile is hetzelfde als de waarde die er al stond dan wordt de waarde genegeerd en loopt de import door. Is de waarde anders en de waarde in de database is vrijgegeven dan wordt de import afgebroken.
Stap 4: Opslaan .csv file
Nadat het bestand klaar is dient de sheet (vanuit MS EXcel) geëxporteerd te worden als .csv file. Let op! Zorg dat in Excel duizendtalscheiding uit staat. Dit wordt op database niveau gezien als een komma.
Stap 5: ga onder instelling (alleen beschikbaar voor beheerder) naar imports
De CSV file kan nu worden ingelezen in de applicatie. In de importfunctie zitten diverse controles. Indien er fouten worden geconstateerd dan wordt dit per regel nader toegelicht.
Stap 6: Controleer het eindresultaat
Ingelezen data via de importfunctie blijft staan op concept. Controleer de waarden en zet deze per waarneming of met de bulkfunctie op geregistreerd. Vanaf dat moment is het ook niet meer mogelijk voor een registrator om de data nog aan te passen en kan deze ook niet meer worden overschreven met de importfunctie.
0 Opmerkingen